Pe măsură ce programul nostru devine din ce în ce mai încărcat, avem tot mai multe task-uri de bifat și timpul pare că trece atât de repede încât nu ne ajung orele într-o zi, ne orientăm tot mai mult către instrumente care să ne ajute să ne gestionăm timpul.
Cum ne putem organiza mai bine propriile sarcini, dar și comunicarea cu parteneri/colaboratori/echipă, astfel încât să lucrăm mai eficient, ferindu-ne în același timp de mituri precum cele listate de Forbes: ”întâi cele mai grele task-uri, indiferent de câtă energie ai”, ”totul e să rezolvi cât mai multe posibil”, ”ai nevoie de o listă extrem de detaliată ca să îți gestionezi timpul”?
Time managementul este procesul prin care ne planificăm și controlăm cât timp petrecem pentru anumite activități. Unii specialiști arată că nu este vorba doar despre a ”îngrămădi” cât mai multe activități într-un timp dat, ci de a atinge obiective și că nu ne creăm mai mult timp în care suntem disponibili, ci profităm la maximum de timpul pe care îl avem. Nu le facem pe toate, ci facem ce putem cât mai bine.
Ziua unui antreprenor are rareori 8 ore de muncă – conform ultimei ediții a Barometrului Startup-urilor din România, timpul mediu de lucru este de 9,2 ore zilnic. Aceste rezultate vin din multitudinea activităților pe care le are de îndeplinit, așa că o bună structurare a lor vine cu siguranță ca un sprijin.
Printre cele mai cunoscute aplicații sau platforme de time management, pe care le folosesc și le-au recomandat și stakeholderii proiectului nostru, se numără:
ASANA
Un instrument complex, util atunci când lucrezi cu echipe, care îți permite să încarci diverse fișiere, trimiterea de notificări, colaborarea și project management-ul. Te ajută să îți planifici și să îți structurezi activitățile, să îți stabilești priorități și deadline-uri, să menții atenția echipei la obiectivele comune, să creezi planuri vizuale pentru a ști unde te afli în fiecare moment.
Poți folosi Asana ca să pui ordine în componentele unui proiect, să vezi legăturile dintre taskuri și să îți dai seama de priorități și urgențe. E adevărat că poți face asta în mai multe softuri de project management și chiar în Excel, dar în Asana procesul este mult mai fluid și mai rapid. În plus, poți aranja informația mult mai rapid ca să vezi (doar) ce te interesează într-un moment sau altul.
TRELLO
Trello îți permite să creezi carduri pentru activitățile pe care le îndeplinești, pentru ca apoi să le muți pe o tablă configurată cu câmpuri precum ”To Do”, ”In Progress”, ”Completed”. Poți adăuga comentarii, încărca fișiere, stabili termene limită și să colaborezi cu parteneri. Poate fi ușor sincronizat cu toate device-urile de pe care lucrezi.
TOGGL
Vă recomandăm Toggl, o altă aplicație de time management și nu numai, pe care o recomandă pentru că ”am și proiecte de freelance și mă ajută să urmăresc timpul dedicat fiecăruia. De asemenea, dacă trebuie să estimez cam cât timp îmi ia sa fac un task pot să mă uit acolo și să fac o medie. În plus, mă ajută sa nu mai fiu tentată sa fac mai multe lucruri în același timp sau să mă întrerup din ceea ce fac dacă văd ca primesc un mail, de exemplu. Mi-a mai plăcut ca pot sa îl sincronizez cu Asana (o folosesc pt proiect management)”
AIRTABLE
Ioana Murgu, digital marketer, folosește și recomandă Airtable pentru că ”e un ca un Google Sheets mai user-friendly, foarte customizabil, care poate fi adaptat pe tot felul de nevoi și use-case-uri profesionale. Îl folosesc pe de-o parte ca un „content library”, prin care împart și colaborez la diverse texte, linkuri și imagini folosite în ad-uri, într-un mod organizat și ușor de menținut. Totodată, mă ajută foarte mult pe partea de organizare și planificare a task-urilor, mai ales pe termen lung, prin diferitele moduri în care pot să mi le aranjez și mențin. Tabelele sunt făcute în funcție de ce nevoi am eu – îmi oferă mult mai multă flexibilitate în ceea ce ține de a-mi crea un „workflow” personalizat nu doar în termen de conținut, dar într-o măsură destul de largă și în termen de design.”
TODOIST
Un instrument disponibil atât pe desktop, cât și ca aplicație, îți permite să îți programezi toate activitățile și să marchezi prioritățile și termenele-limită, dar și să adaugi notițe.
Despre metode și sfaturi de a te organiza bine din acest punct de vedere am povestit și la evenimentele hubului Antreprenor la Centru.